Email pubbliche e privacy: come muoversi? — Avv. Martina Lasagna

Email pubbliche e privacy: come muoversi?

Email pubbliche e privacy: posso mandare la newsletter agli indirizzi che trovo online?

Posso mandare la newsletter senza consenso a un indirizzo email pubblicato su un sito web o su un social network?

Sfatiamo questo mito: la pubblicazione dell’indirizzo email non equivale al tacito consenso al suo utilizzo.

L’indirizzo email indicato su un sito web, piuttosto che affisso sull’auto aziendale, è un dato personale e, come tale, secondo la normativa sul trattamento dei dati personali, deve essere trattato.

Vediamo come.

Per rispondere alla domanda: “Posso mandare la newsletter agli indirizzi email pubblicati online e sui social?” occorre fare riferimento al Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali (Reg. UE 679/16) che impone l’acquisizione del consenso.

Il GDPR sul punto è chiaro: per poter inviare newsletter, informative, promozioni e ogni altra forma di comunicazione commerciale, occorre che l’interessato abbia manifestato il consenso espresso.

Anche il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha preso posizione sul punto, in un caso di invio di comunicazioni promozionali all’indirizzo PEC, presente sull’albo, di alcuni professionisti.

Nella motivazione del suo provvedimento, il Garante ha così motivato:

“la necessità del previo consenso informato dell’interessato sussiste anche quando i dati personali siano rinvenibili in altri registri o elenchi pubblici, in quanto l’agevole reperibilità degli stessi non ne autorizza il trattamento per qualsiasi scopo, ma soltanto
per le specifiche finalità sottese alla loro pubblicazione”

Garante provvedimento 1° febbraio 2018 [7810723]

Ecco allora che, senza il consenso, non possiamo trattare gli indirizzi pubblici che troviamo online e offline per finalità promozionali.

Ma a che fine possono essere allora usati questi indirizzi email?

Secondo il Garante, l’unica finalità consentita per l’utilizzo degli indirizzi email pubblici è quella in relazione alle quali sono stati resi noti.

È il caso, ad esempio, dell’indirizzo email del professore universitario pubblicato sul sito dell’Università, che potrà essere usato solo per attività istituzionali e non per scopi commerciali.

Email pubbliche e privacy: inviare email senza consenso

Questo divieto di inviare email senza consenso presuppone che il destinatario del messaggio sua un indirizzo email personale e non aziendale.

Come abbiamo visto in questo articolo, infatti, il consenso non è necessario per gli indirizzi email aziendali anonimi.

Quelli che non contengono dati personali, come nome e cognome, e che non rendono quindi identificabile il destinatario (es. info@nomeazienda.it).

Ecco allora che se trovo degli indirizzi email personali pubblicati online su albi, registri, o magari anche nelle biografie dei social network, non potrò usare quegli indirizzi a scopi promozionali, senza il preventivo consenso dell’interessato.

Diversamente accadrà nel caso di indirizzi aziendali anonimi.

Email pubbliche e privacy: come richiedere il consenso all’invio di email

Come richiedere il consenso all’invio di email nel caso degli indirizzi pubblici?

Il consenso che deve rispondere a due requisiti essenziali, e precisamente dev’essere:

  • ottenuto prima dell’inoltro della comunicazione;
  • tracciato, così da poter essere esibito in caso di controlli o contestazioni.

Un esempio di richiesta di consenso via email può essere quello della comunicazione personalizzata.

Un messaggio che risuona in chi lo legge, permette di assicurarsi qualche possibilità in più di ottenere il consenso.

Visto l’elevato numero di comunicazioni che ogni giorno riceviamo, siamo infatti portati ad essere più selettivi rispetto alle nuove iscrizioni.

Ormai l’indirizzo email personale è diventato un vero e proprio asset, e di questo le persone sono consapevoli e attente nel concederne il trattamento da parte di terzi.

Ecco allora che per richiedere il consenso all’invio di email dovrò targetizzare il messaggio ed evidenziare al destinatario i vantaggi che otterrà dall’inserimento in mailing list.

Non solo.

Il consenso dev’essere tracciato e conservato, così da poter essere esibito in caso di controlli.

Per questo, la soluzione migliore è sottoporre al contatto il form per l’iscrizione alla mailing list, così da raccogliere un consenso informato, con espressa accettazione dell’informativa privacy.

Email pubbliche e privacy: conclusione

Per poter trattare a norma di legge l’indirizzo email che trovo online è quindi necessario fare un primo esame sul tipo di indirizzo che ho davanti, per poi procedere all‘acquisizione del consenso a norma di legge.

Fra i servizi che lo Studio Legale Lasagna mette a disposizione c’è la consulenza finalizzata a rendere a norma di legge il tuo form per l’acquisizione di contatti, insieme all’attività di stesura dell’informativa privacy del tuo sito web.

Per evitare passi falsi con privacy.


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Pubblicato da Martina Lasagna

Avvocato in Genova, membro del Comitato Pari Opportunità dell'Ordine degli Avvocati di Genova, socia A.I.G.A., Il Foro Immobiliare, A.I.A.F. Aiuto i freelance a tutelare il loro lavoro.

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