Contratto assistente virtuale: 5 clausole di tutela

Contratto Assistente Virtuale: da Virtual Assistant a Executive Assistant

Il ruolo dell’assistente negli anni si è via via evoluto passando dai compiti di segreteria sino all’assistenza del top Management in progetti complessi.

La figura dell’Assistente Virtuale si è evoluta anche nella forma, passando dall’attività di dipendente a quella freelance.

Sono infatti sempre più numerose le persone che, inizialmente inquadrate come assistenti di direzione in azienda, hanno scelto di assumere il ruolo di Assistente Virtuale Freelance.

Flessibilità nella gestione del budget ore, possibilità di crescita e varietà nella tipologia degli incarichi assunti, hanno fatto via via aumentare il numero delle persone che svolgono il ruolo di Assistenti Virtuali Freelance.

Ma quali sono gli aspetti su cui il/la Virtual Assistant deve essere coperta/o dal punto di vista legale, e cosa prevede il contratto Assistente Virtuale?

Contratto Assistente Virtuale: il ruolo dell’executive assistant

Il Contratto assistente Virtuale è per sua natura flessibile, viste le molteplici attività che il/la Virtual Assistant può compiere: dalla gestione dell’agenda, al supporto del top management nelle operazioni più complesse.

L’assistente virtuale può infatti arrivare a coprire incarichi come executive project coordinator, ad esempio:

  • organizzazione di trasferte ed eventi;
  • predisposizione di comunicati stampa;
  • affiancamento alle assemblee soci e del CdA;
  • sostituzione di dipendenti cessati;
  • gestione dell’agenda;
  • costruzione del parco fornitori e gestione dei rapporti con gli stessi;
  • uso del gestionale aziendale (E.R.P.).

Visto l’alto numero di task che il/la Virtual Assistant può ricoprire, il contratto assistente virtuale sarà essere snello e verticale sugli aspetti legali dei singoli compiti.

Non un lungo elenco di macro servizi, dunque, ma un documento asciutto e flessibile che lascia al preventivo il compito di indicare le attività di cui l’assistente virtuale freelance è via via incaricata/o.

Contratto Virtual Assistant: 5 clausole che non possono mancare

Nel contratto per virtual assistant freelance entrano in gioco molti profili legali che dipendono dai compiti assegnati al/l’assistente virtuale o executive assistant.

Ci sono però 5 clausole che non possono mancare nel contratto assistente virtuale freelance, eccole:

  • indicazione se l’incarico è svolto in regime di esclusiva o meno,
    • specificandone la quotazione se presente;
  • definizione dell’autonomia decisionale in capo all’Assistente Virtuale:
    • può gestire il budget in maniera autonoma?
    • fino a che punto si spinge la sua discrezionalità?
  • messa a disposizione del budget ore e relativo periodo di pertinenza per quel monte ore,
    • per evitare che in caso di mancata fruizione, vengano splittate altrove;
  • organizzazione voli/trasferte: in che modo il manager di riferimento esprime l’ok per l’acquisto?
    • Vale anche il silenzio assenso dopo un certo periodo?
      • definire questo aspetto può evitare contestazioni se il prezzo del biglietto subisce fluttuazioni o se l’ok arriva solo via filo;
  • cosa succede se i flyers dell’evento organizzato dall’assistente virtuale non vanno bene?
    • la clausola sull’esonero da responsabilità per fatto altrui copre l’operato dell’assistente virtuale

Queste sono solo alcune delle clausole che un buon contratto assistente virtuale deve contenere.

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Ma i profili legali che entrano in gioco sono molti altri, come gli obblighi di riservatezza, l’uso delle comunicazioni scritte anziché chat o messaggi vocali e così via.

Contratto assistente virtuale: conclusioni

Insomma anche per il contratto assistente virtuale la parola d’ordine è una: organizzazione.

I task possono essere molti, per questo il contratto per virtual assistant è pensato per operare con flessibilità su più fronti.

Dalla gestione del budget ore,

  • al recesso da parte del committente,
    • che può rappresentare un rischio di perdita economica, se non previsto in anticipo,
  • sino alla definizione dei termini con cui il committente deve fornire le istruzioni operative all’executive assistant,

il contratto assistente virtuale coinvolge molte aree che il contratto deve coprire.

A questo si aggiunge l’alto livello di professionalità percepito nei confronti dell’assistente virtuale munito di contratto di prestazione d’opera professionale.

Fra i servizi che lo Studio Legale Lasagna offre nell’ambito della redazione di contratti freelance, c’è la predisposizione del contratto per Assistente Virtuale, anche nella forma dell’assistente di direzione (executive assistant).


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Pubblicato da Martina Lasagna

Avvocato in Genova, membro del Comitato Pari Opportunità dell'Ordine degli Avvocati di Genova, socia A.I.G.A., Il Foro Immobiliare, A.I.A.F. Aiuto i freelance a tutelare il loro lavoro.

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