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Invio newsletter privacy: l’aver dato il biglietto da visita equivale al consenso?
Dall’inizio della pandemia, gli eventi in presenza sono solo un lontano ricordo.
Eppure sono sempre stati un ottimo canale per costruire relazioni, fare network e, perché no, scambiarsi il caro vecchio biglietto da visita.
Ecco che allora con la serrata generale, molti di noi si trovano con numerosi contatti interessanti, magari aperti a una collaborazione con noi, ma nulla più.
La domanda che sorge spontanea è quindi:
“Posso inserire questi contatti nella mia mailing-list, anche se non si sono formalmente iscritti alla newsletter?”
La risposta è negativa e il rischio di incorrere in sanzioni alto.
Questo perché:
- l’indirizzo e-mail è un dato personale:
- (art. 4.1 GDPR: il dato personale è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile“);
- l’inserimento nella mailing-list e l’invio della newsletter rappresentano una forma di trattamento di quel dato personale (art. 4.2 GDPR);
- per questo tipo di trattamento dei dati personali è necessario il consenso espresso da parte dell’interessato (art. 6 comma 1 lett. a) GDPR);
- il titolare del trattamento dev’essere in grado di dimostrare che l’interessato ha prestato il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali per quella specifica finalità (es. newsletter) (art. 7 GDPR).
Alla luce di quanto sopra e della normativa vigente è chiaro che, l’aver ricevuto il biglietto da visita da parte di un professionista potenzialmente interessato a collaborare con noi, non equivale al suo consenso a ricevere la newsletter o informazioni di tipo commerciale.
E’ la stessa logica sottesa ai messaggi promozionali via social.
Come fare allora per evitare di perdere tutti i contatti interessanti raccolti durante gli eventi in presenza?
Invio newsletter e privacy: come evitare di perdere i contatti acquisiti agli eventi?
Come abbiamo appena visto, in base alla normativa vigente, è necessario acquisire il consenso dell’interessato per trattare i suoi dati, incluso l’indirizzo e-mail personale.
Ecco allora che per evitare di perdere i contatti del network, è possibile ottenere il consenso a posteriori.
Come?
Contattando singolarmente i potenziali interessati via e-mail per chiedere loro il consenso a restare in contatto tramite l’inoltro della nostra newsletter.
In questo modo si ottiene un duplice risultato:
- il consenso viene espressamente manifestato,
- si raccoglie la sua dimostrazione per iscritto su supporto durevole (e-mail).
Così facendo, in caso di controlli o contestazioni, sarà possibile dimostrare per iscritto che l’interessato ha prestato il proprio consenso al trattamento dei dati personali per quella specifica finalità (es. newsletter), in aderenza all’art. 7 GDPR.
Invio newsletter e privacy: conclusioni
Come abbiamo visto, la consegna del biglietto da visita non equivale a manifestazione del consenso al trattamento dei dati personali ivi contenuti.
Ecco quindi che per superare il problema dell’inutilizzabilità degli indirizzi e-mail per l’inoltro della newsletter, sarà sufficiente contattare i potenziali interessati e raccogliere il loro consenso a posteriori.
Una volta ottenuta l’autorizzazione all’inoltro della newsletter, saremo in grado di mantenere il contatto con il nostro network nel pieno rispetto del GDPR.
Questa soluzione consente altresì di assicurarci l’interesse da parte di chi riceve la newsletter periodica e che, come tale, si è dichiarato disponibile.
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Sono Avvocato dei Freelance e di Aziende Visionarie.
Una delle fatiche maggiori nella libera professione è quella di definire i confini del proprio lavoro, quando si indossano già altri “ennemila” cappelli.
Ci sono passata anche io, prima quando ho aperto P.IVA nel 2012, e poi quando ho portato il mio business online nel 2019, mettendo le mani in pasta tra mailing list, consensi privacy, copyright, contratti e marchi.
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